2014年9月20日 星期六

[試算表]利用函數適當處理個資,隱藏或取代敏感資料

因應個資法的規範,現在處理名單或相關個人資料得先做適當遮蔽或隱藏,再傳送或公佈,最近同事問起了這個問題:
  1. 在試算表中要如何把姓名的第二個字遮蔽或是使用符號替代。Ex:王大明  => 王O明
  2. 身份證字號部分遮蔽(Ex: A123456789 => A123xxxx89)

一開始我的想法是使用MID這個函數來處理:MID函數參考
即用MID函數把欲留下的字元抓取出來,再用&符號將替代字元或符號連接起來,但這樣的公式顯得有點長度。

後來查閱了一下函數功能,發現只要使用replace( )這個函數就可以達到要求囉:

以下示範replace這個函數在試算表中該如何實作應用(本範例使用google試算表作示範,若使用其他試算表軟體如Excel, 使用方法是一樣的):
replace的函數用法 :

容我用口語化說明~
=replace("字串或含字串的儲存格", 從第幾個字元開始取代, 取代幾個字元, "取代的文字")

呃~有點像繞口令,直接看例子吧!
將名字第二個字取代為O
將名字第二個字取代為O
讓我們來看看上圖這個例子:
於儲存格B2輸入=replace(A2, 2, 1, "O")
  • 第一個參數為A2:即針對A2內的資料做處理
  • 第二個參數為2:表示從第2個字元開始取代 (中文字對函數來說一個字算一個字元)
  • 第三個參數為1:只取代1個字元
  • 第四個參數為"O":將字文取代為字串O (字串記得加雙引號哦!)

看懂了嗎?

同樣的道理,我們來處理一下身份證字號吧!
取代部分身份證字號的數字
用x取代部分數字
上圖這個例子:
於儲存格B2輸入=replace(A254"xxxx")
  • 第一個參數為A2:即針對A2內的資料做處理
  • 第二個參數為5:表示從第5個字元開始取代 
  • 第三個參數為4:取代4個字元 (即A123456789紅字部分)
  • 第四個參數為"xxxx":將字文取代為字串xxxx 
完成了!剩下的其他欄位就利用自動填滿功能快速複製吧~

後記:
其實只要可以幫我們達到目的,用哪個函數都無所謂,在這個Case中我覺得replace函數(google試算表的replace說明)還滿好用的,相信很多處理行政業務的人都可能會用到它,如果你還不是很明白怎麼用的話,建議你馬上試著練習看看囉,一定能領悟其用法的。
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